Son las 11:47 p.m. y tu clínica acaba de agendar una valoración.

Es tu lista de clientes, organizada. Ken-Ai guarda ahí los datos de cada persona que le escribe: quién es, cómo contactarla, qué consultó, sus citas y sus casos con el equipo. Así nadie tiene que anotar nada en una libreta o en un Excel.

Ejemplo: Valentina escribe a las 11:47 p.m. preguntando por el diseño de sonrisa y agenda una valoración. En el CRM queda: Valentina Ospina, su WhatsApp y su correo, interés en diseño de sonrisa, valoración el martes a las 9:00 a.m. y etapa "Agendó cita".

Es la pantalla privada donde ves lo que guarda el CRM, con cifras, gráficas y filtros por fecha. Lo abres desde el celular o el computador. Siempre muestra los datos que el CRM recolecta: entre más completo el CRM de tu plan, más completo el dashboard.

Ejemplo: un lunes en la mañana abres el dashboard y ves que la semana pasada te escribieron 40 personas, 22 agendaron, el tema más consultado fue blanqueamiento y hay 2 casos esperando respuesta de tu equipo.

Anthropic es una empresa de inteligencia artificial y Claude es su modelo. En el sistema de Ken-Ai, Claude es la parte que lee cada mensaje, entiende lo que el cliente necesita y redacta la respuesta, usando solo la información que tu negocio aprobó. Todo lo demás lo construye y lo opera Ken-Ai Studio: la conexión con WhatsApp, la agenda, el CRM, el dashboard, los avisos al equipo y el reporte.

Claude se usa con una cuenta a nombre de tu negocio y cobra según la cantidad de texto que procesa. No está incluido en la mensualidad, pero es un costo bajo: cada mensaje que responde cuesta unos pocos centavos de dólar, y en la mayoría de negocios el total del mes es un valor muy bajo.

Ejemplo: Valentina escribe "¿cuánto cuesta el diseño de sonrisa?". El sistema recibe el mensaje desde WhatsApp y se lo pasa a Claude junto con la información de tu clínica. Claude redacta la respuesta, el sistema la envía por WhatsApp y guarda la conversación en el CRM. Ese procesamiento es lo que cobra Anthropic.

Meta es la empresa dueña de WhatsApp. Ken-Ai funciona sobre la plataforma oficial de WhatsApp para empresas, que es la que permite enviar y recibir mensajes de forma automática sin riesgo de que bloqueen tu número. Meta cobra por los mensajes que inicia el negocio con plantillas; responder dentro de las 24 horas siguientes al mensaje del cliente no tiene costo. Los mensajes que sí se cobran cuestan muy poco cada uno.

Ejemplo: Valentina escribe a las 11:47 p.m. y Ken-Ai le responde y le agenda: eso no tiene costo de Meta. Un día antes de su cita, el sistema le envía el recordatorio con una plantilla: ese mensaje sí lo cobra Meta.

Cuando un cliente lleva más de 24 horas sin escribir, WhatsApp solo permite enviarle mensajes aprobados por Meta, llamados plantillas. Así se evita el spam. Cada plantilla se revisa una vez y luego se reutiliza cambiando los datos de cada cliente. Las usan los recordatorios de citas y el seguimiento a clientes. Nosotros las creamos, las enviamos a aprobación y las gestionamos contigo.

Ejemplo: "Hola {nombre}, te recordamos tu cita en {negocio} el {día} a las {hora}. ¿Nos confirmas tu asistencia?" Meta aprueba este texto una vez, y el sistema pone "Valentina", "Lumina Dental Studio", "martes 20 de octubre" y "9:00 a. m." en cada envío.

El seguimiento está pensado para recuperar clientes sin incomodarlos:

• Solo se le escribe a personas que ya mostraron interés en tu negocio.
• Cada persona recibe un solo mensaje de seguimiento por etapa, nunca una cadena de mensajes.
• Si alguien pide que no le escriban más, sale de la lista de inmediato.
• Los mensajes se envían en horas razonables, nunca de madrugada.
• Tú apruebas el texto de cada mensaje antes de enviarlo.

Ejemplo: Laura preguntó por el blanqueamiento y no agendó. Días después recibe un solo mensaje invitándola a agendar. Si responde "no me escriban más", no vuelve a recibir mensajes de seguimiento.

Desde el plan Comercial, Ken-Ai trabaja directamente sobre el Google Calendar de tu negocio:

• Ver la disponibilidad: antes de ofrecer una hora, revisa en tiempo real qué espacios están libres según tu horario. Nunca ofrece una hora que ya está ocupada.
• Agendar: cuando el cliente elige una hora, crea la cita en tu calendario con su nombre y el servicio, y se la confirma por WhatsApp.
• Reagendar: si el cliente pide cambiar la fecha, le ofrece nuevas horas libres y mueve la cita en el calendario. El espacio anterior queda libre.
• Cancelar: si el cliente cancela, Ken-Ai elimina la cita de tu calendario y ese espacio queda disponible para otra persona.

Cada cambio queda registrado en el historial de la cita, en el dashboard.

Ejemplo: Valentina tenía su valoración el martes a las 9:00 a.m. y escribe: "¿me la pueden pasar al jueves?". Ken-Ai le ofrece las horas libres del jueves, ella elige las 11:00 a.m., la cita se mueve en tu calendario, el martes 9:00 a.m. queda libre y en el dashboard aparece "Reagendada: antes martes 9:00 a.m., ahora jueves 11:00 a.m.".

Es un documento en PDF que llega a tu correo el día 1 de cada mes. Resume lo que pasó en tu negocio por WhatsApp durante el mes anterior y lo compara con el mes previo, para que veas si vas mejorando sin tener que revisar nada a mano. Viene en todos los planes; en el Comercial suma una gráfica de actividad y en el Avanzado, gráficas completas y un análisis con recomendaciones.

Ejemplo: el 1 de noviembre te llega el reporte de octubre: 120 personas te escribieron, 15% más que en septiembre; 48 agendaron una valoración; el tema más consultado fue el diseño de sonrisa, y la mitad de los mensajes llegó fuera de tu horario de atención.

Es una forma de ver cuántas personas avanzan en cada paso: cuántas escriben, cuántas agendan, cuántas asisten y cuántas se vuelven clientes. Te muestra en qué paso se quedan, para saber qué mejorar. Está en el plan Avanzado.

Ejemplo: 100 personas escribieron, 40 agendaron, 32 asistieron y 15 iniciaron tratamiento. Si muchas agendan pero no asisten, sabes que hay que reforzar la confirmación de las citas.

No. Se encarga de las preguntas repetitivas, la agenda y el registro, y le pasa a tu equipo los casos que necesitan una persona, con el contexto y el motivo. La conversación completa queda en el dashboard. Tu equipo dedica su tiempo a vender y a atender.

Ejemplo: La recepcionista ya no tiene que responder 40 veces al día "¿cuánto cuesta?". Ken-Ai lo hace, y ella se dedica a atender a los pacientes que llegan al consultorio y a cerrar tratamientos.

Responde solo con la información que tu negocio aprobó. Si algo no está ahí, o el caso es delicado, se lo pasa a tu equipo y te avisa para que respondas tú.

Ejemplo: Una paciente pregunta si puede hacerse un tratamiento estando embarazada. Ken-Ai no responde eso por su cuenta: le dice que lo consultará con el equipo, y a tu equipo le llega el aviso con el motivo para que la doctora le responda.

No. Nosotros configuramos, probamos, capacitamos a tu equipo y dejamos documentación. Tú aportas la información de tu negocio y las decisiones comerciales.

Ejemplo: Tú nos envías tu lista de servicios, precios y horarios. Nosotros dejamos todo funcionando y, en una videollamada, te mostramos a ti y a tu equipo cómo usar el dashboard.

Alrededor de 15 días hábiles desde que aprobamos la propuesta y recibimos la información de tu negocio. El primer mes de operación empieza a contar desde el lanzamiento.

Ejemplo: Si apruebas la propuesta un lunes y nos envías la información esa misma semana, el sistema queda funcionando unas tres semanas después, contando los festivos.

Dos costos de uso, que se pagan directamente a cada empresa con cuentas a nombre de tu negocio:

• Meta (WhatsApp): cobra por los mensajes que inicia tu negocio con plantillas, como recordatorios y seguimiento. Responder dentro de las 24 horas siguientes al mensaje del cliente no tiene costo.
• Anthropic (Claude): cobra según la cantidad de texto que procesa para entender y responder cada conversación.

Son costos bajos: se paga solo por lo que se usa, unos pocos centavos de dólar por cada mensaje, y en la mayoría de negocios el total del mes es un valor muy bajo. Dependen del volumen de tu negocio. Ken-Ai Studio no los cobra, no los intermedia y no les suma margen. En la llamada de diagnóstico te damos una referencia según tu caso, antes de firmar nada.

Ejemplo: Valentina conversa con Ken-Ai y agenda su valoración: eso consume unos centavos de Claude y nada de Meta, porque son respuestas dentro de las 24 horas. Un día antes de su cita recibe el recordatorio: ese mensaje sí lo cobra Meta, y cuesta muy poco.

Depende de cómo lo usas hoy. Lo revisamos en la llamada de diagnóstico y te recomendamos la mejor opción para no perder a tus clientes.

Ejemplo: Si hoy tu recepción usa ese número desde un celular para hablar con los pacientes, revisamos contigo si conviene conectarlo al sistema o usar un número nuevo solo para Ken-Ai, para que nadie pierda sus conversaciones.

Se guardan en una base de datos privada y solo tu negocio y el equipo de Ken-Ai Studio acceden a ellos para operar el sistema. Puedes leer los detalles en nuestra política de privacidad.

Ejemplo: Los datos de Valentina solo los ve tu equipo en el dashboard y nosotros cuando damos soporte. No se venden ni se comparten para publicidad.

No. Trabajamos de forma remota con negocios de cualquier ciudad o país, por WhatsApp, correo y videollamada.

Ejemplo: Una clínica en Medellín o en Miami se implementa igual que una en Bogotá: la llamada de diagnóstico, la capacitación y el soporte son por videollamada, WhatsApp y correo.